Hybrider Onboarding Prozess

Das Patientenwohl hat bei DR SMILE oberste Priorität. Das Ziel ist, den Patientinnen und Patienten die höchste Qualität bei Aligner-Behandlungen anzubieten. Aus diesem Grund hat DR SMILE einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess etabliert. Zentrale Bestandteile dieses Qualitätsmanagements sind die Kriterien für die Auswahl von Partnerpraxen, deren Onboarding und Training sowie die Fortbildung des zahnmedizinischen Fachpersonals über die DR SMILE ACADEMY. DR SMILE-Partner sind selbständige Praxisbetriebe, die von approbierten Zahnärztinnen und Zahnärzten geführt werden. Sie sind in ihrer beruflichen Entscheidungsfreiheit eigenständig. DR SMILE wählt seine potenziellen Kooperationspartner sorgfältig aus. Denn die Kompetenz der Partner ist entscheidend für den Erfolg des DR SMILE-Konzeptes. Der DR SMILE-Partnerzahnarzt wird ausführlich geschult, bevor er mit der Behandlung beginnt.

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass Zeit ein knappes Gut ist. Um das Onboarding für Zahnarztpraxen so effizient wie möglich zu gestalten, hat DR SMILE das „hybride Onboarding“ eingeführt. Der hybride Onboarding-Prozess fußt auf drei Säulen, welche eine enorme Flexibilität bieten. Die Trainings und Schulungen können zeitlich unabhängig durchgeführt werden und sind so gestaltet, dass nach deren erfolgreichem Abschluß Partnerpraxen vom ersten Tag an in der Lage sind, Patientinnen und Patienten mit Aligner-Therapien zu behandeln. 

Die drei Säulen, die den Qualitätsanspruch manifestieren, sind: die DR SMILE ACADEMY, die DR SMILE Leitlinie und das Remote-Onboarding.

Die Online-Akademie

Im ersten Schritt absolviert der zukünftige Partnerzahnarzt die Online-Kurse der DR SMILE ACADEMY. Sie ist die zentrale Plattform, um gezielt auf die digital unterstützten Behandlungsprozesse einzugehen und das Praxisteam effizient zu einem neuen Partner einzuarbeiten. Die Struktur der DR SMILE ACADEMY ist so aufgebaut, dass es neben selbst auswählbaren E-Learnings zwei Curricula gibt, welche der zukünftige Partnerzahnarzt abschließen muss, bevor er den ersten DR SMILE-Patienten in der Praxis empfängt. 

Im ersten Curriculum werden wichtige Themen, die für den Start der Kooperation entscheidend sind und die Patientensicherheit bei der Erstuntersuchung gewährleisten, durchgenommen. Zum Beispiel: Wie wird die Anamnese durchgeführt, wie wird der zahnmedizinische Befund erhoben? Außerdem gibt es eine Schulung zur Erstellung von zahnmedizinischen Bildern, die für die Ferndiagnostik wichtig sind. Die Grundlagen des Scannens und die Bedienung des 3Shape-Scanners für das Erfassen der digitalen Zahnabdrücke sind ebenfalls Inhalte der Schulungen. Schließlich gibt es noch ein Coaching, wie das Beratungsgespräch mit den Patientinnen und Patienten geführt werden kann - einer der wichtigsten Punkte beim ersten Termin, bei dem der Patient über die Schritte der Aligner-Behandlung aufgeklärt wird.

Im zweiten Curriculum wird intensiv auf die bevorstehenden Dental Services eingegangen; Themenblöcke wie Engagers (Attachments), IPR/ASR, aber auch Rentention (Fixed Retainer oder Aligner Retainer) und die Aufbereitung von Medizinprodukten werden vorgestellt, um die Partnerpraxen auf die Leistungen vorzubereiten. Die Curricula und damit der Einarbeitungsprozess der Partnerpraxen folgen in allen europäischen Ländern, in denen DR SMILE präsent ist, der gleichen, effektiven Struktur. In Deutschland sind die Schulungen mit Fortbildungspunkten der BZÄK und DGZMK anerkannt. 

DR SMILE-Leitlinie

Während des Onboarding-Prozesses wird der zukünftige Partner mit der DR SMILE-Leitlinie, der zweiten Säule des Qualitätsmanagements, vertraut gemacht. Die Leitlinie beschreibt einen klaren Standard der Zusammenarbeit, um die Qualität der Behandlung zu gewährleisten. Gemäß dieser Leitlinie werden die Partner dazu angehalten, die Patienten persönlich zu untersuchen, ggf. Röntgenbilder aufzunehmen, die Anamnese zu überprüfen und die 3D-Scans des Ober- und Unterkiefers sowie die Bissaufnahmen (links und rechts) vollständig zu machen. Danach werden die extra- und intraoralen Bilder über die digitale Anamnese an DR SMILE gesendet.

Remote-Onboarding

Nachdem die zukünftige Partnerpraxis die DR SMILE ACADEMY erfolgreich abgeschlossen hat, erfolgt ein Remote-Onboarding. Im Rahmen der dritten Säule des Onboarding-Prozesses werden die Zahnarztpraxen persönlich von DR SMILE-Trainingsexperten eingearbeitet. Das findet in einem eigens dafür eingerichteten Trainingsraum in der Berliner Zentrale statt. Dabei sind die Zahnarztpraxen live dem Trainingszenter zugeschaltet. Im Laufe dieses Einarbeitungsschritts werden gemeinsam die 3D-Scanner eingerichtet und das gesamte Praxisteam bekommt live eine Scanner- und Anamnese-Schulung, inklusive Fototrainings. Das gesamte Training dauert einen halben Tag und ist die Vorbereitung auf den folgenden „Opening Day“. Der „Opening Day“ ist der Stichtag, an dem die ersten Patientinnen und Patienten zu ihrem Termin in die neue DR SMILE-Partnerpraxis kommen. 

Eine neue Partnerpraxis empfängt vom ersten Tag an Patienten für Aligner-Therapien. Das ist etwas Besonderes und ein absolutes Alleinstellungsmerkmal von DR SMILE. Denn der Zahnarzt muss sich nicht erst schrittweise seinen Patientenstamm für sein neues Angebot aufbauen - wie es bei anderen Anbietern und neuen Services, beispielsweise Implantaten, üblich ist. Über das DR SMILE-Terminbuchungssystem kommen vom ersten Tag an Patientinnen und Patienten in die Praxis. Das ist eine große Herausforderung für das Praxisteam.

Der “Opening Day” wird vom DR SMILE Area Management Team betreut, welches auch in der Folgezeit die Praxis unterstützt und gegebenenfalls bei Fragen rund um das Scannen, der Anamnese oder der Fotoaufnahmen nochmals nachschult. 

Insgesamt ist der hybride Onboarding-Prozess ein in sich schlüssiges Verfahren, welches bei neuen Partnern, aber auch bei neuen Praxismitarbeitenden umgesetzt wird. Er gewährleistet die Einhaltung der zahnmedizinischen Qualitätsstandards bei den DR SMILE-Aligner-Behandlungen. Das E-Learning-System liefert wiederum interessante Erkenntnisse und umfangreiche Daten, die Grundlage neuer Studien sind, mit dem Ziel, kontinuierlich die Qualität der Behandlungen zum Wohle der Patientinnen und Patienten zu verbessern.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.